Zo nu en dan kom ik wel eens wat mede-InDesign gebruikers tegen of ik zie ergens een vraag op een forum dat met InDesign te maken heeft. In deze post wil ik je wat tips geven om je InDesign bestanden netter en overzichtelijk te houden. Bijkomend voordeel? Het scheelt ook nog eens in schijfruimte! Om te beginnen: InDesign is een applicatie die een soort databaseversiesysteem gebruikt. Dit is dan ook één van de redenen dat je niet zomaar een document van een nieuwe versie (bijvoorbeeld CS5 of 5.5) kan openen in CS4 (of nog lager). Het mooie van dit database principe is het ongelimiteerde gebruik van “Herstel/Undo” (vanaf een bewaarpunt natuurlijk). Het nadeel daarvan is dat elk InDesign document gelijk groeit in bits en bytes.
Voorbeeld: Open een nieuw document van 1 pagina (A4 formaat, andere specificaties doen er even niet toe). Sla het bestand op als (bv) “Test_1”. Je bestand zal nu 1Mb groot zijn. 1 Mb! Dat lijkt niet veel maar toch, er is nog niets gebeurd in dat document toch? Het wordt nog “leuker”. Plaats even een foto in je document (cmnd-D/ctrl-D) en verwijder die foto daarna gelijk weer. Bewaar nu opnieuw je InDesign document (cmnd-S/ctrl-S) en nu? Je .indd is nu opeens nog groter (in mijn geval 1,3 Mb). InDesign blijft namelijk de historie onthouden. Ga nu nog maar eens terug naar InDesign en sla nu het document op onder een andere naam (bv “Test_2”). Tadaa! Het tweede bestand is nu net zo groot als het eerste bestand origineel was.
Hier heb je gelijk tip 1 te pakken:
Zonder iets te veranderen in je InDesign document en door het alleen maar op te slaan met een andere naam kan je al ruimte winnen.
Tijdens je ontwerp/werkproces zou ik me nog niet erg druk maken over de nodige opruimwerkzaamheden maar let wel op bepaalde zaken die mee kunnen spelen. Zoals het plaatsen van afbeeldingen.
Tip 2:
Kopiëren en plakken van afbeeldingen vanuit Photoshop (Word of je browser) is uit den boze!!
Waarom? Omdat je dan geen koppeling/link meer heb met het origineel en je je InDesign bestand onnodig zwaar maakt. Dit brengt mij gelijk bij tip 3:
Geen afbeeldingen plaatsen die direct uit een digitale camera komen
Camera instellingen staan (bijna) altijd op 72ppi. Als je een foto plaatst van bv 17Mb (3000 pixel x 2000 pixel, 72 ppi) dan ga je daarna in InDesign de uitsnede doen en naar de juiste groote. Hiermee verander je de effectieve resolutie (kijk in je Info paneel waar je de verandering van “origineel” t.o.v. “effectieve” ppi kan zien.
InDesign bewaart een lage resolutie “thumbnail” voorvertoning van je afbeelding. Zo kan je, zelfs als is het origineel niet beschikbaar (op een andere schijf of wat dan ook). Maarrrrr als je een 72 ppi afbeelding plaatst bewaart InDesign de gehele afbeelding als voorbeeld. InDesign bewaart namelijk een lage resoltie (72ppi) van je 72 ppi afbeelding.
Tip 4:
Verander de grootte en resolutie van de afbeeldingen in Photoshop en niet in InDesign
Verander je resolutie in Photoshop en plaatst het daarna in InDesign. De afbeelding wordt nu op het juiste formaat geplaatst en de de grote van de voorvertoning is veel kleiner en dus is je InDesign file weer kleiner.
Is je document helemaal klaar en goedgekeurd, ga dan verdere meuk opruimen
Tip 5:
Ruim je document op door geen overbodige elementen te laten staan op je plakbord/pasteboard, verwijder onnodige (stramien)pagina’s/(master)pages en ongebruikte alinea- en/of tekenstijlen / alinea/character styles.
Maar dat is nog niet alles, vergeet ook niet om de volgende puntjes na te lopen en eventueel toe te passen/wijzigen:
Tip 6:
Verwijder alle tekstkaders die geen vulling, lijn of tekst bevatten (een leeg kader dus), alle onderdelen die in “Registratie” staan veranderen naar [Zwart], verander de R0G0B0 staal in 100% [Zwart], alles in “Wit” veranderen naar [Papier] en alle RGB stalen veranderen naar CMYK (let op je kleurmanagement!)
Zo schiet het al een heel eind op! Wil je je bestanden nog meer laten afvallen, schakel dan de optie “Altijd voorvertoningsafbeeldingen opslaan bij documenten” uit in de voorkeuren van InDesign.
Bedenk dan wel weer dat je dan in OS X via Coverflow (zoals ik in deze blogpost heb geschreven) geen voorvertoning meer hebt. Om nog meer “ellende” eruit te halen kan je een export doen naar .idml (CS4/5/5.5) of naar .inx (CS4/3). InDesign zal je bestand nog meer “strippen” en opruimen.
Om terug te keren naar ons eerste testbestand van 1,3 Mb, na de opruimwerkzaamheden en export blijft er een .idml bestand van nog maar 37Kb over! Zeker voor grote documenten (magazines, boeken) de moeite waard om op Bytejacht te gaan.
Deze methode biedt natuurlijk ook kansen om je ontwerp heel erg mooi en strak om te zetten in een schoon sjabloon! Mede dankzij deze vraag die ik vandaag kreeg heb ik deze post geschreven. Dank aan je-weet-wie-je-bent 😉
For my foreign visitors, I’ll try to write this one in English as soon as possible. For the time being just use Google translate.
Met MacMickey Meer Muis 
Super 🙂 meteen doorgestuurd naar m’n collega’s!
Als je het opslaat als .idms kun je de rest van de acties bijna allemaal achterwege laten. Alle previews worden er dan uitgefilterd en bij het openen opnieuw opgebouwd.
Ik gebruik overigens vaak wél 72dpi beeld als dat zo aangeleverd wordt omdat dat in de preview op 400% nog lekker scherp kan is. Bij precies plaatsen is dat vaak wat makkelijker.
Wauw! Vooral die effectieve ppi, ik heb daar nog nooit van gehoord! Ben er erg blij mee omdat ik problemen had met een doekwerk en ik me al afvroeg waar het aan ligt, de foto’s stonden op een werkelijke ppi van 300 maar de effectieve op 34. Vandaar dat het bij de drukker ook niet door het systeem kwam! Fijn zeg!
Handig stukje, dankje! Let echter wel goed op de bits en de Bytes in je verslag, Megabit gebruiken we eigenlijk niet om de bestandsgrootte aan te geven. Doorvoersnelheden worden in Megabit uitgedrukt, bestanden in KB (KiloBytes) , MB (MegaBytes) GB (GigaBytes) etc.